Jak na evidenci skutečných majitelů?

Publikováno: 28.2.2018

Jak na evidenci skutečných majitelů

V minulém článku „Skutečný majitel v zakázkách od 1. 1. 2018“ jsme vás informovali o vzniku tzv. evidence skutečných majitelů (dále jen „evidence“), která představuje zcela nový centrální zdroj informací o dodavatelích a jejich vlastnické struktuře. Dnes se zaměříme na poskytnutí praktického návodu k tomu, jak získat do evidence přístup a jak v ní vyhledávat.

Charakteristika evidence

Evidence slouží od 1. 1. 2018 zejména k naplnění povinnosti zadavatele podle § 122 odst. 4 zákona č. 134/2016 Sb. o zadávání veřejných zakázek (dále jen „zákon“). Podle tohoto ustanovení je zadavatel povinen u vybraného dodavatele zjistit informace o jeho skutečném majiteli, aby odhalil případný střet zájmů a mohl mu zabránit. Povinnosti týkající se evidence skutečných majitelů se nevztahují na veřejné zakázky malého rozsahu.

Evidence je součástí obchodního rejstříku, na rozdíl od něj je však neveřejná, takže vyhledávání v evidenci je podmíněno zasláním žádosti Ministerstvu spravedlnosti, které evidenci vede. Podání žádosti ani následné užívání evidence není pro zadavatele nijak zpoplatněno.

Poté, co je žádost o přístup k evidenci vyřízena je možné v evidenci poměrně snadno a přehledně vyhledávat veškeré informace.

Od 1. 1. 2018 je zadavatel povinen postupovat podle novelizovaného ustanovení § 122 ZZVZ bez ohledu na datum zahájení zadávacího řízení. Do evidence bude muset zadavatel nahlédnout i u mnoha zadávacích řízení zahájených před rokem 2018. Rozhodný je okamžik, kdy dochází k nahlížení do evidence.

 

Kde evidenci najdete

K evidenci je zřízen dálkový přístup, tak aby informace z evidence mohly být pro oprávněné osoby co nejlépe a nejrychleji dostupné. Vstoupit do evidence je možné pouze dvěma způsoby upravenými vyhláškou č. 323/2013 Sb.:

1. prostřednictvím aplikace Ministerstva spravedlnosti (přístup pro veškeré oprávněné osoby – na tento způsob přístupu se v článku blíže zaměříme)
2. prostřednictvím tzv. JIP/KAAS (přístup pouze pro orgány veřejné moci).

Pokud jste již dříve žádali o přístup do evidence a získali jste přihlašovací údaje, přihlášení je možné na odkazu https://issm.justice.cz/dalkovy-pristup/info v pravém horním rohu stránky. Pokud přihlašovací údaje ještě nemáte, můžete je získat způsobem popsaným níže.

Větší obce budou mít přístup do evidence snazší díky možnosti nahlížení přes Czech POINT, tj. „přístup pro orgány veřejné správy“ (Ad 2.). Menší obce si naopak na informace budou muset počkat, až jim Ministerstvo spravedlnosti vyřídí přístup a prvotní registraci přes aplikaci, tj. „přístup pro veškeré oprávněné osoby“ (Ad 1.)

 

Žádost o přístup do evidence Ministerstva spravedlnosti 

Přístup prostřednictvím aplikace Ministerstva spravedlnosti je podmíněn podáním žádosti. Žádost o přístup do evidence musí obsahovat:

1. označení žadatele,
2. jméno a příjmení konkrétní fyzické osoby, které bude za žadatele umožněn dálkový přístup (tzv. oprávněná osoba),
3. adresu elektronické pošty oprávněné osoby (e-mail),
4. případně začátek nebo konec platnosti oprávnění k dálkovému přístupu, je-li stanoven.

Podle webu Ministerstva spravedlnosti můžeme proces žádání o dálkový přístup rozdělit na dvě fáze (části):

1. identifikace žadatele: v této první fázi je třeba uvést jméno nebo název žadatele, IČ, sídlo žadatele a další údaje
   – vzorovou žádost, která obsahuje výčet všech požadavků, naleznete zde (první odkaz). 
2. identifikace oprávněných osob: v této druhé fázi uvádíte jména konkrétních fyzických osob, které budou za žadatele do evidence vstupovat. Tato jména musí být uvedena ve
   vzoru, který je ke stažení na stránkách Ministerstva spravedlnosti zde (druhý odkaz) 
   , tj. tento vzor musí být vyplněn a ministerstvu zaslán, nelze používat žádné jiné vlastní formuláře.

 

V jaké podobě žádost zaslat

Žádost můžete zaslat Ministerstvu spravedlnosti v listinné podobě s úředně ověřeným podpisem nebo v elektronické podobě s tzv. elektronickým podpisem nebo datovou schránkou.

Dokumenty, které potvrzují skutečnosti uvedené výše pod písmeny a) až d), se dokládají vždy pouze v elektronické podobě prostřednictvím vyplněného vzoru (viz výše). Je možné je zaslat Ministerstvu spravedlnosti dvěma způsoby:

• pokud podáváte žádost elektronicky, lze dokumenty zaslat spolu se žádostí elektronicky s úředně ověřeným podpisem nebo datovou schránkou
• pokud podáváte žádost v listinné podobě, lze dokumenty připojit např. na datovém nosiči CD-ROM (tj. elektronická podoba musí být vždy zachována, dokumenty nelze např. vytisknout a podat spolu se žádostí).

Adresa k zaslání dokumentů:

Ministerstvo spravedlnosti ČR

Vyšehradská 16

128 10 Praha 2

ID datové schránky: kq4aawz

e-mail: posta@msp.justice.cz

 

Postup po podání žádosti

Až bude Vaše žádost Ministerstvem spravedlnosti vyřízena a uznána, bude oprávněným osobám zaslán jedinečný identifikátor oprávněné osoby (dále „JIOO“), tj. přihlašovací jméno, které se skládá z náhodně vygenerovaných číslic a písmen. Současně bude žadateli zaslán seznam oprávněných osob a jejich jednotlivé identifikátory.

 

Platnost oprávnění

Přístup do evidence na základě žádosti je možné využívat po dobu 2 let, případně po kratší dobu uvedenou v žádosti (viz výše). Pokud budete chtít po uplynutí doby platnost prodloužit, je to možné opět na základě žádosti postupem uvedeným výše, přičemž Ministerstvo spravedlnosti oprávnění vstoupit do evidence prodlouží opět nejvýše o 2 roky.

 

Vyhledávání v evidenci

Ihned po zaslání identifikátorů mohou oprávněné osoby do evidence vstupovat. Každé jednotlivé přihlášení do evidence se skládá z několika kroků, aby byla zajištěna co největší ochrana údajů uvedených v evidenci:

1. nejprve oprávněná osoba zadá své JIOO do pole zde
2. poté může v evidenci vyhledávat právnické osoby nebo svěřenské fondy, o jejichž majitelích chce získat informace (zde si připravte k hledání jejich IČ, podle kterého je vyhledávání možné)
3. poté bude na e-mailovou adresu oprávněné osoby odeslán potvrzovací e-mail s jedinečným odkazem, který platí jen 30 minut (podobný zabezpečovací systém jako např. u internetového bankovnictví)
4. oprávněná osoba se prostřednictvím odkazu zaslaného do e-mailu dostane opět do systému evidence, kde znovu zadáváním JIOO potvrdí svou totožnost a požadavek – díky tomuto kroku je zřejmé, že osoba, která chtěla z evidence získat informace o skutečných majitelích je stejná jako osoba, které budou dané informace zaslány
5. oprávněná osoba zvolí, zda žádá výpis z evidence poskytnout jako platný nebo úplný; platný obsahuje pouze aktuální informace, úplný veškeré informace, které byly v evidenci kdy zapsány
6. tento vybraný výpis může oprávněná osoba stáhnout ve formátu PDF dokumentu

 

Jak postupovat pokud údaje o dodavateli nelze z evidence zjistit

Pokud zadavatel nemůže z evidence údaje zjistit, musí dodavatele ve výzvě podle § 122 odst. 3 zákona požádat, aby mu předložil výpis z obdobné evidence, např. obdobné zahraniční evidence nebo aby mu zaslal identifikační údaje jeho veškerých majitelů. Tyto údaje musí být podle zákona podloženy doklady, které mají podobu např. výpisu z obchodního rejstříku, seznamu akcionářů, společenské smlouvy, stanov, apod. Pro doložení údajů postačí prosté kopie výše uvedených dokladů, přičemž stáří těchto dokumentů zákon nestanovuje. Údaje by však měly odpovídat aktuálnímu stavu.

Předložení údajů na výzvu je povinností dodavatele, pokud ji nesplní, bude ze zadávacího řízení vyloučen.

Na zadavateli, který si údaje výše uvedeným způsobem vyžádal je, aby:

1. posoudil, zda doložené doklady dostatečně osvědčují vlastnickou strukturu dodavatele s ohledem na skutečné majitele; zadavatel není povinen si tuto informaci dále ověřovat nebo si sám opatřovat další informace (zadavatel si však dle § 39 odst. 5 ZZVZ ověřit věrohodnost poskytnutých údajů může); pokud nejsou údaje zadavatelem předloženy nebo nejsou dostatečné či pravdivé, zadavatel dodavatele ze zadávacího řízení vyloučí,
2. posoudil, zda s ohledem na zjištění totožnosti skutečných majitelů dodavatele, může dojít ke střetu zájmů zadavatele a dodavatele; pokud tento střet zájmů zjistí, taktéž dodavatele z řízení vyloučí (§ 124 odst. 3 ZZVZ).

Postupy u zvláštních druhů řízení

Podle metodiky Ministerstva pro místní rozvoj se uplatní zvláštní postup při některých řízeních podle části VI. Zákona:

• pokud jde o tzv. rámcovou dohodu, před uzavřením smlouvy na jednotlivá plnění zadavatel nemusí opakovaně zjišťovat informace o skutečném majiteli
• při zadávání veřejné zakázky v tzv. dynamickém nákupním systému se taktéž nepožaduje zjišťování informací o skutečných majitelích

Autoři: