Komunikace mezi zadavatelem a dodavatelem podle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále také jako „zákon“) se z velké části týká zasílání dokladů vyžadovaných v zadávací dokumentaci. V první části dnešního článku vysvětlíme, zda mají být tyto doklady předkládány ve formě originálů, prostých či ověřených kopií. Dále se budeme zabývat oznámením o výběru dodavatele a vhodnými komunikačními prostředky pro jeho zaslání. V závěru vysvětlíme pravidla týkající se formy smlouvy na veřejnou zakázku a jejího uveřejnění na profilu zadavatele a v registru smluv.

 

V jaké formě jsou dodavatelé povinni předkládat doklady v zadávacím řízení?

V průběhu zadávacího řízení jsou dodavatelé povinni předkládat různé typy dokladů, kterými prokazují splnění požadavků uvedených v zadávací dokumentaci. Tyto doklady můžeme rozdělit na dvě skupiny, přičemž od zařazení do konkrétní skupiny se odvíjí požadovaná forma, ve které je doklad předkládán. Rozdělení do jednotlivých skupin a požadavky na formu dokladů zachycuje následující tabulka:

SKUPINA 1: Doklady předkládané v průběhu zadávacího řízení všemi zúčastněnými dodavateli SKUPINA 2: Doklady předkládané vybraným dodavatelem
§ 45 odst. 1 zákona věta první –          doklady požadované v zadávací dokumentaci

–          prosté kopie těchto dokladů

 § 86 odst. 3 zákona –   doklady o kvalifikaci

–   originály nebo ověřené kopie těchto dokladů

–   pouze pokud nebyly již dříve v řízení dodavatelem předloženy

 
§ 45 odst. 1 zákona věta druhá –          doklady požadované v zadávací dokumentaci

–          na žádost zadavatele předkládány originály či ověřené kopie

 

Doklady předkládané podle § 45 odst. 1 zákona

První skupinu dokladů tvoří doklady podle § 45 odst. 1 zákona. Jedná se o doklady předkládané všemi dodavateli, kteří se účastní zadávacího řízení. Podle § 45 odst. 1 věty první zákona se tyto doklady předkládají ve formě prostých kopií. Ve výjimečných případech si zadavatel, zejména má-li pochybnosti o věrohodnosti předložených dokladů (prostých kopií), může od dodavatele vyžádat tytéž doklady ve formě originálů či ověřených kopií dle § 45 odst. 1 věty druhé.

 

Doklady předkládané podle § 86 odst. 3 zákona

Druhá skupina dokladů zahrnuje doklady o kvalifikaci, které předkládá pouze tzv. „vybraný dodavatel“, tj. dodavatel, který byl vybrán k podpisu smlouvy na veřejnou zakázku. Podle § 86 odst. 3 zákona je zadavatel povinen vyžádat si od vybraného dodavatele tyto doklady vždy ve formě originálů či ověřených kopií. Výjimku z této povinnosti představuje situace, kdy tento vybraný dodavatel již dříve v průběhu řízení tyto doklady ve formě originálů či ověřených kopií předložil. V takovém případě není nutné, aby doklady předkládal opětovně.

 

Prostřednictvím jakého komunikačního prostředku zaslat oznámení o výběru dodavatele?

Oznámení o výběru dodavatele je zadavatel povinen zaslat po vyhodnocení nabídek všem účastníkům zadávacího řízení, přičemž v něm musí vybraného dodavatele identifikovat a jeho výběr odůvodnit. Zákon sice nepožaduje zaslání tohoto oznámení prostřednictvím konkrétního komunikačního prostředku, lze však doporučit použití elektronického nástroje, jelikož u něj platí fikce doručení (na rozdíl od e-mailu, kdy důkazní břemeno ohledně okamžiku doručení leží na zadavateli). Určení přesného okamžiku doručení oznámení o výběru dodavatele je velmi důležité např. z hlediska počítání lhůt pro podání námitek a určení nejbližšího možného data uzavření smlouvy.

 

V jaké formě má být uzavřena smlouva na veřejnou zakázku?

K zodpovězení této otázky je třeba určit, kdy podle českého práva končí zadávací řízení. Povinnost elektronizace se totiž podle § 211 odst. 3 zákona vztahuje na písemnou komunikaci zadavatele a dodavatele pouze po dobu, kdy zadávací řízení probíhá. Podle § 51 odst. 1 zákona končí zadávací řízení uzavřením smlouvy. To znamená, že uzavření smlouvy je posledním krokem v zadávacím řízení, a tedy se na něj povinnost elektronizace ještě vztahuje. Podle § 51 odst. 3 zákona musí být smlouva uzavřena písemně, z toho vyplývá, že je nutné ji uzavřít v elektronické podobě, jelikož zákon nepřipouští případnou ústní podobu smlouvy.

 

Je smlouva na veřejnou zakázku, která byla uzavřena v listinné podobě, platná?  

Otázkou platnosti smluv, které byly v rozporu se zákonem uzavřeny v listinné, a nikoli elektronické podobě se zabývalo ve svém stanovisku Ministerstvo pro místní rozvoj. Dle tohoto stanoviska představuje uzavření smlouvy v listinné podobě porušení zákona. Zákon jednání spočívající v uzavření smlouvy v listinné podobě ale neklasifikuje jako přestupek a nestanovuje za něj žádnou sankci. Domníváme se však, že by toto jednání mohlo mít za následek např. rozhodnutí poskytovatele dotace o zkrácení dotace z důvodu porušení zákona, případně by takové jednání mohlo být považováno finančním úřadem za porušení rozpočtové kázně.

 

Vztahuje se na elektronicky uzavřené smlouvy uveřejňovací povinnost?

Stejně jako písemně uzavírané smlouvy na veřejné zakázky, jsou i elektronické smlouvy povinně uveřejňovány na profilu zadavatele a v registru smluv. Pravidla uveřejňování jsou upravena v zákoně o zadávání veřejných zakázek a zákoně č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (dále také jako „zákon o registru smluv“). Pro uveřejnění na jednotlivých platformách zákony stanovují odlišné lhůty pro uveřejnění. Dále také platí, že uveřejní-li zadavatel smlouvu na veřejnou zakázku v registru smluv, nemusí již uveřejňovat tutéž smlouvu na svém profilu. „Opačně“ však toto pravidlo neplatí čili uveřejnění smlouvy na profilu nezbavuje zadavatele povinnosti uveřejnit ji v registru smluv.

Uveřejňování na profilu zadavatele

zákon o zadávání veřejných zakázek

 Uveřejňování v registru smluv

zákon o registru smluv
–          do 15 dnů od uzavření smlouvy

–          NENAHRAZUJE povinnost uveřejnění v registru smluv

 –          bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od uzavření smlouvy

–          NAHRAZUJE povinnost uveřejnění na profilu zadavatele

 

Následující schéma zachycuje vztah mezi uveřejňováním smluv v registru a na profilu zadavatele:

zadavatel zaslal smlouvu do REGISTRU smluv → NEMUSÍ již uveřejňovat smlouvu na profilu

X

zadavatel uveřejnil smlouvu NA PROFILU → MUSÍ zaslat smlouvu do registru smluv

 

Závěrem

Současná právní úprava předkládání dokladů se jeví vůči dodavatelům jako poměrně příznivá – ve většině případů postačí předložení prostých kopií. Ověřené kopie nebo originály dokladů jsou vyžadovány pouze od již vybraného dodavatele nebo v případě, že se doklady předložené v průběhu řízení jeví jako nevěrohodné. Lze očekávat, že otázka neplatnosti a případných sankcí za uzavření smlouvy v listinné podobě bude více osvětlena rozhodovací činností Úřadu pro ochranu hospodářské soutěže. Další informace o elektronizaci a registru smluv ve vztahu k veřejným zakázkách naleznete v rubrice Články na webu NZVZ.

Autor:

Jana Ševčíková